Was Schweizer KMU bei Digitalprojekten häufig unterschätzen

Warum Digitalprojekte in Schweizer KMU häufiger als nötig stocken

Wer in einem mittelgrossen Schweizer Unternehmen schon einmal ein Digitalprojekt begleitet hat, kennt das Gefühl: Der Start ist vielversprechend, die Erwartungen sind hoch, der externe Partner wirkt kompetent. Und dann – irgendwo auf dem Weg – wird es zäh.

Deadlines verschieben sich. Das Budget dehnt sich aus. Und am Ende läuft das System zwar irgendwie, aber nicht so, wie man es sich vorgestellt hatte.

Das ist kein Zufall und auch kein Versagen einzelner Personen. Es ist ein wiederkehrendes Muster, das auf bestimmte, strukturell unterschätzte Faktoren zurückzuführen ist. Dieser Beitrag benennt diese Faktoren und zeigt auf, was Unternehmen tun können, um die Ausgangslage für ihr nächstes Projekt zu verbessern.

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1. Datenqualität: Das stille Fundamentproblem

Viele Digitalisierungsvorhaben setzen – implizit oder explizit – voraus, dass die notwendigen Daten bereits vorhanden, strukturiert und zugänglich sind. In der Praxis stimmt das selten.

Kundendaten liegen in verschiedenen Systemen, wurden über Jahre manuell gepflegt und enthalten Inkonsistenzen. Produktstammdaten sind unvollständig. Interne Prozessdokumentationen fehlen oder sind veraltet. Wer ein CRM einführen, ein Dashboard aufbauen oder eine Automation entwickeln möchte, stösst spätestens dann auf diese Realität, wenn das Projekt bereits läuft – und der Zeitplan schon gesetzt ist.

Was das konkret bedeutet

Ein Datenmigrationsprojekt, das in der Planung mit drei Wochen kalkuliert wurde, kann sich auf drei Monate ausdehnen, wenn die Ausgangsdaten erst bereinigt, konsolidiert und validiert werden müssen. Das ist keine Ausnahme – das ist die Regel.

Was hilft

Eine ehrliche Bestandsaufnahme der eigenen Daten, bevor das eigentliche Projekt beginnt. Welche Daten brauchen wir? Wo liegen sie heute? In welchem Zustand sind sie? Wer ist intern verantwortlich für ihre Qualität? Diese Fragen klingen einfach – die Antworten sind es oft nicht. Aber sie früh zu stellen, spart später erheblich Zeit und Aufwand.

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2. Interne Kapazität: Digitalisierung braucht einen internen Motor

Ein weit verbreitetes Missverständnis lautet: «Wir beauftragen einen externen Partner und der liefert uns das fertige Produkt.» Dieser Ansatz klingt effizient – und ist es in der Praxis kaum.

Gute Digitalprojekte entstehen im kontinuierlichen Austausch zwischen dem umsetzenden Team und den Personen, die das Unternehmen, seine Prozesse und seine Anforderungen kennen. Das sind die internen Mitarbeitenden.

Typische Engpässe

Die Person, die im Unternehmen für das Projekt verantwortlich ist, hat daneben noch ihren regulären Job. Feedbackschleifen dauern Wochen. Entscheidungen werden aufgeschoben, weil niemand Zeit hat, die Unterlagen zu prüfen. Der externe Partner wartet – und das Projekt steht.

Was hilft

Vor Projektstart sollte definiert werden, wer intern in welchem Umfang zur Verfügung steht. Ein Digitalprojekt ist keine rein externe Angelegenheit. Es braucht eine interne Ansprechperson mit echtem Mandat, Entscheidungskompetenz und ausreichend Zeit. Das ist keine nice-to-have-Anforderung – es ist eine Voraussetzung für ein funktionierendes Projekt.

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3. Prozessklarheit: Ein Tool löst keinen unklaren Prozess

Das ist vermutlich der am häufigsten unterschätzte Faktor: Viele Unternehmen suchen nach einem Tool, bevor sie den Prozess dahinter vollständig verstanden haben.

Ein Automationsskript macht einen funktionierenden Prozess schneller. Einen unklaren Prozess macht es höchstens schneller falsch. Eine digitale Plattform kann nur abbilden, was vorher strukturell klar definiert wurde. Fehlende Klarheit in der Prozesslogik führt fast zwangsläufig zu Nacharbeiten, Umbauten und Frustration auf beiden Seiten.

Konkrete Fragen, die vor Projektstart beantwortet sein sollten

• Wie läuft der Prozess heute ab – Schritt für Schritt?
• Wo liegen die aktuellen Probleme und Engpässe?
• Wie soll der Prozess nach der Digitalisierung laufen?
• Wer ist für welchen Schritt verantwortlich?
• Welche Ausnahmen und Sonderfälle gibt es?

Diese Fragen zu beantworten braucht Zeit – aber diese Zeit ist gut investiert. Ein halber Tag Workshop zur Prozessaufnahme kann Wochen Projektumweg vermeiden.

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4. Erwartungsmanagement: Was «fertig» bedeutet

Ein weiterer Punkt, der selten explizit besprochen wird: Was bedeutet es, wenn ein Digitalprojekt «fertig» ist?

Viele Unternehmen erleben nach dem Go-live eine Ernüchterung – nicht weil das System schlecht ist, sondern weil die Erwartungen und die Realität auseinanderdriften. Das System läuft, aber die Mitarbeitenden nutzen es nicht wie erwartet. Die Automationen funktionieren, aber die Ausnahmen werden manuell gehandhabt. Das Dashboard zeigt Daten, aber niemand weiss, wie man die Ansicht anpasst.

Digitale Lösungen brauchen nach dem Launch eine Einführungsphase, Schulungen und – insbesondere bei komplexeren Systemen – eine kontinuierliche Weiterentwicklung. Wer das einplant, ist realistischer unterwegs.

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5. Budget: Puffer ist keine Schwäche

Digitalprojekte tendieren dazu, teurer zu werden als geplant. Das ist ein Branchenphänomen, das nicht nur in der Schweiz gilt. Gründe dafür sind die oben genannten Faktoren – Datenmigration, Prozessanpassungen, zusätzliche Feedbackschleifen, veränderte Anforderungen im Projektverlauf.

Ein realistisches Budget berücksichtigt von Anfang an einen Puffer für Unvorhergesehenes. Wer mit einem sehr engen Budget und null Spielraum in ein Digitalprojekt startet, erhöht das Risiko, irgendwo Kompromisse eingehen zu müssen, die langfristig teuer werden.

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Fazit: Technologie ist selten das eigentliche Problem

Die meisten Digitalprojekte in Schweizer KMU scheitern nicht an der Technologie. Plattformen, Tools und Frameworks sind heute so ausgereift und zugänglich wie nie zuvor. Was Projekte ins Stolpern bringt, sind strukturelle und organisatorische Faktoren, die sich schon vor dem ersten Code-Commit abzeichnen.

Daten, die nicht bereit sind. Prozesse, die nicht klar definiert sind. Interne Ressourcen, die fehlen. Erwartungen, die nicht abgeglichen wurden.

Wer diese Faktoren frühzeitig erkennt, offen anspricht und aktiv angeht, schafft die besten Voraussetzungen für ein Digitalprojekt, das nicht nur in der Demo funktioniert – sondern dauerhaft im Betrieb.