Was Schweizer KMU bei Digitalprojekten häufig unterschätzen

Warum Digitalprojekte in KMU häufiger scheitern als nötig

Die Absicht ist fast immer gut. Ein Unternehmen erkennt einen Engpass, sieht eine Chance oder spürt den Druck, endlich digitaler zu werden. Ein Projekt wird lanciert, ein Budget freigegeben, ein Anbieter beauftragt – und dann beginnt eine Geschichte, die in vielen KMU ähnlich endet: Das Projekt zieht sich, der Aufwand übersteigt die Erwartungen, und am Ende nutzt die neue Lösung nicht jeder so, wie ursprünglich gedacht.

Das liegt nur selten an der falschen Wahl der Technologie. Es liegt fast immer an Faktoren, die vor dem Projektstart unterschätzt oder gar nicht adressiert wurden.

Dieser Beitrag beschreibt die häufigsten Stolpersteine – sachlich und ohne Vereinfachungen.

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Stolperstein 1: Fehlende Prozessklarheit vor dem Projektstart

Ein digitales Tool kann einen schlechten oder unklaren Prozess nicht reparieren. Es macht ihn höchstens sichtbarer – und teurer.

Ein konkretes Beispiel: Ein KMU möchte sein Offertenwesen digitalisieren. Der Auftrag an den Entwickler lautet «ein Formular, das automatisch eine Offerte erstellt». Doch im Gespräch zeigt sich: Intern gibt es drei verschiedene Arten, wie Offerten erstellt werden, je nach Mitarbeitendem und Kundensegment. Es gibt keine einheitliche Preisliste. Und der Freigabeprozess ist nirgends dokumentiert.

Das Tool kann erst dann sinnvoll gebaut werden, wenn der Prozess selbst geklärt ist. Wer das nicht tut, entwickelt ein System, das entweder zu starr oder zu komplex wird – und am Ende keinen wirklichen Nutzen bringt.

Was hilft: Vor jedem Digitalprojekt sollte der betroffene Prozess vollständig beschrieben, auf Redundanzen geprüft und intern abgestimmt sein. Erst dann ist eine technische Umsetzung sinnvoll.

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Stolperstein 2: Interne Akzeptanz wird nicht aktiv gestaltet

Neue Software wird nicht genutzt, weil sie technisch ausgereift ist. Sie wird genutzt, wenn die Menschen, die damit arbeiten sollen, verstehen, warum sie existiert – und das Gefühl haben, dass ihre Perspektive einbezogen wurde.

In vielen KMU wird die Einführung neuer digitaler Tools als rein technisches Projekt behandelt. Die Geschäftsleitung entscheidet, der IT-Dienstleister setzt um, und dann wird die Lösung «ausgerollt». Die Mitarbeitenden erhalten eine Schulung – meist einmalig, oft zu spät – und sollen die neue Lösung danach einfach verwenden.

Das funktioniert selten gut. Wer nicht versteht, welches Problem das neue Tool für ihn persönlich löst, findet schnell Wege, es zu umgehen. Parallele Excel-Listen entstehen. Alte Gewohnheiten bleiben bestehen.

Was hilft: Schlüsselpersonen sollten früh in die Anforderungserhebung einbezogen werden. Pilotphasen mit kleinen Teams ermöglichen Feedback, bevor die Lösung breit eingeführt wird. Und Change-Kommunikation ist kein Nice-to-have – sie ist Teil des Projekts.

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Stolperstein 3: Der Scope wächst unkontrolliert

Der teuerste Teil eines Digitalprojekts ist oft nicht das, was ursprünglich beauftragt wurde. Es ist das, was während der Umsetzung dazukommt.

«Könnten wir noch schnell...» ist ein Satz, der in Projekten viel Geld kostet. Jede Zusatzanforderung – auch wenn sie klein erscheint – braucht Zeit für Analyse, Entwicklung, Test und Integration. Wenn der Scope laufend erweitert wird, verschiebt sich das Lieferdatum, steigt das Budget, und das ursprüngliche Ziel gerät aus dem Fokus.

Dieses Phänomen hat einen Namen: Scope Creep. Es ist eine der häufigsten Ursachen für überzogene Budgets und verspätete Liefertermine in Softwareprojekten.

Was hilft: Ein klares, schriftlich festgehaltenes Pflichtenheft vor Projektbeginn. Ein definierter Prozess für Änderungsanfragen während der Umsetzung. Und die Bereitschaft, manche Ideen für eine spätere Phase zurückzustellen – auch wenn sie gut sind.

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Stolperstein 4: Unrealistische Zeitplanung

Digitalprojekte brauchen Zeit – für Konzeption, Entwicklung, Tests, Korrekturen, Abnahme und Schulung. Wer mit sechs Wochen plant und nach vier Monaten noch nicht live ist, hat nicht das falsche Projekt gewählt. Er hat es falsch geplant.

In KMU wird der zeitliche Aufwand oft unterschätzt, weil viele Beteiligte das Projekt «nebenher» führen. Die Geschäftsführerin nimmt sich zweimal die Woche eine Stunde Zeit. Der zuständige Mitarbeitende ist gleichzeitig im Tagesgeschäft eingespannt. Feedback kommt verzögert. Entscheidungen werden aufgeschoben.

Das verlängert nicht nur das Projekt – es erhöht auch die Kosten, weil Entwicklerinnen und Entwickler warten, kontextlos zurückkehren müssen und Anpassungen an veränderte Rahmenbedingungen nötig werden.

Was hilft: Ein realistischer Projektplan, der die verfügbare Kapazität aller Beteiligten berücksichtigt. Feste Entscheidungsfristen. Und ein klares Commitment der Führungsebene, dass das Projekt intern Priorität hat.

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Stolperstein 5: Technologie als Ausgangspunkt statt als Mittel

Manche Digitalprojekte starten mit der Aussage: «Wir brauchen eine App» oder «Wir wollen KI einsetzen». Das ist keine schlechte Ambition – aber es ist der falsche Ausgangspunkt.

Technologie entfaltet ihren Nutzen erst dann, wenn sie auf ein klar definiertes Geschäftsproblem trifft. Die Frage «Was wollen wir mit dieser Lösung erreichen, und wie messen wir Erfolg?» sollte vor jeder Technologieentscheidung beantwortet sein.

Ein CRM-System bringt nichts, wenn die Vertriebsprozesse nicht definiert sind. Ein Dashboard bringt nichts, wenn unklar ist, welche Kennzahlen entscheidungsrelevant sind. Eine App bringt nichts, wenn die Nutzenden sie nicht brauchen.

Was hilft: Probleme zuerst verstehen, dann nach der passenden technischen Lösung suchen – nicht umgekehrt.

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Was erfolgreiche Digitalprojekte gemeinsam haben

Projekte, die gut laufen, teilen einige Merkmale:

• Klare Problemdefinition vor dem Start
• Einbezug der betroffenen Personen von Anfang an
• Schriftlich fixierter Umfang mit definiertem Prozess für Änderungen
• Realistische Ressourcenplanung auf beiden Seiten
• Messbare Ziele, an denen der Erfolg nach dem Go-live beurteilt wird

Keine dieser Massnahmen ist technischer Natur. Sie alle betreffen die Art und Weise, wie ein Unternehmen ein Projekt intern führt und strukturiert.

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Fazit

Digitalisierung ist kein Selbstläufer – aber sie muss auch kein Risiko sein. Die häufigsten Ursachen für schwierige oder gescheiterte Digitalprojekte sind bekannt und vermeidbar. Sie haben mit Prozessklarheit, interner Führung und realistischer Planung zu tun – nicht mit der Komplexität der eingesetzten Technologie.

Wer diese Faktoren vor dem Projektstart ernst nimmt, gibt seinem Vorhaben eine wesentlich bessere Ausgangslage. Die Technologie ist in den meisten Fällen das Einfachste – vorausgesetzt, die Grundlagen stimmen.